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Ei moço, me vende 2 horas? Planifique o que é difícil quando
ainda é fácil. Como professor, tenho me
deparado cada vez mais com alunos que se queixam de falta de tempo.
Quando se aproximam as provas então, parece que o dia deles simplesmente
encurtou. Ponha tudo em uma lista: Uma das primeiras coisas que você deve fazer é uma lista de tarefas a serem cumpridas. Reunião com os fornecedores na próxima segunda feira, dentista na quarta de manhã, revisão do capítulo do livro X, estudar para a prova de hidrogeologia que será na quinta à tarde, aprender inglês, começar a fazer exercícios físicos. Tudo deve ser colocado no papel. Estabeleça prioridades: Somente fazer uma lista não basta. É necessário estabelecer prioridades. Minha mãe costumava dizer: - tempo é questão de preferência. Não é que não temos tempo e sim apenas não damos a prioridade necessária para uma determinada atividade. Desta forma, na frente de cada atividade escreva números em ordem de importância. Identifique as características de cada atividade: Há tarefas que podem ser resolvidas em um par de horas, como escrever uma carta ou checar o e-mail, outras requerem uma hora por dia ao longo de vários meses ou mesmo anos, como aprender uma língua ou fazer exercícios físicos. Não adianta em um dia tentar compensar todos os abdominais que você deixou de fazer ao longo do ano, não é mesmo? Não confie na memória: Escreva as coisas importantes em papel. Mas cuidado, pois temos o costume de marcar endereços e telefones novos em pedaços de papel. Com a invenção dos post-it então, piorou. O que acontece é que a gente perde o raio do papelzinho. Centralize a informação em uma agenda tradicional ou digital. Tudo deve ficar anotado e no mesmo lugar, de forma organizada (note que essa atividade é mais um hábito que o tempo que ela representa). Identifique o melhor período para cada atividade: Cada pessoa tem o seu ritmo e cada atividade tem a sua característica, exigindo um tipo diferente de concentração. Há pessoas que são mais produtivas escrevendo textos de madrugada, outros preferem fazê-lo após uma boa noite de sono, Descubra o seu melhor momento para atividades específicas e organize o seu dia a partir disso. Outra coisa é que algumas atividades são mais fáceis de fazer em lugares específicos. Não estou falando do óbvio: para jogar tênis tenhamos que encontrar uma quadra. Mas mesmo para escrever textos, há pessoas que preferem a tranquilidade do lar; outros os bons fluidos do escritório. Cada um deve descobrir também o seu canto para cada atividade. Coloque as atividades no tempo: Feito tudo isso, com a ajuda de uma agenda, vá distribuindo as atividades ao longo dos dias, mas vá com calma. É preferível ter metas de curto prazo mais modestas e deixar o seu arrojo para as de longo prazo. Lembre-se também que não basta colocar coisas no tempo, é importante colocar tempo nas coisas. O critério deve ser o das prioridades. Deixe espaços para imprevistos em sua agenda: É muito comum achar que a gente consegue dar conta de atividades dentro do prazo definido previamente. Sempre ocorre imprevistos ou, o que é mais comum, somos menos produtivos que o nosso planejamento. Quando você for organizar o seu dia, deixe 1/5 do tempo livre, para que você possa jogar com o tempo ao seu favor e não acabe com o que chamam de síndrome de médico, aquele que o primeiro paciente atendido atrasado vai, no efeito dominó, propagar o problema até o último. Seja organizado: Procurar coisas desaparecidas é um tempo inútil. Se estivesse organizado, você não estaria gastando tempo com isso e poderia estar utilizando para algo mais produtivo. Tenha um grande aliado: uma agenda: Uma agenda ou um Personal Organizer é fundamental para gerenciar o seu tempo. O que distingue o PO de uma agenda é a sua versatilidade. Primeiro ele não é descartável a cada ano. Todas as suas folhas tem furos, como um arquivo, fazendo com que a capa e muitas das anotações de um ano possam se manter para o outro ano (como a lista de endereços). Outra diferença é que ele não se limita a ter um espaço junto a cada dia para que sejam anotadas as atividades. Um bom PO pode ser moldado a sua necessidade. Ai está a sua flexibilidade. Há vários tipos de folhas específicas para cada finalidade. Há folhas para organizar o saldo bancário, arquivar datas de aniversário, etc. O meu é dividido em quatro seções: i) um arquivo de nome, telefone, e-mail e endereço; ii) uma agenda tradicional, para compromissos, que uso também para escrever as atividades que realizei no dia; iii) uma memória, com dados técnicos de hidrogeologia (condutividade hidráulica de rochas, padrão de potabilidade para água, etc.) e folhas onde anoto coisas importantes, como livros interessantes que encontro ou sites que podem servir para algum aluno, por exemplo; e iv) uma seção de acompanhamento de projeto, onde cada folha é separada para cada trabalho. Todas as anotações importantes referentes a esse projeto vai para esta folha, incluindo no seu topo um espaço para os contatos importantes. Note que a melhor agenda é aquela que serve a seus propósitos corretamente, da sua maneira. Crie um sistema para checar os
resultados obtidos: Reserve um tempo semanalmente para averiguar o seu
desempenho e estabelecer/rever suas metas. Uma dica é que no
final de cada dia tenha uns cinco minutos para escrever todas as suas
atividades realizadas no período. Enquanto está fazendo
isso, pense onde o tempo foi bem empregado e onde ele foi dispersamente
utilizado. Identifique se as suas metas de curto prazo foram atingidas
e se as de longo prazo estão sendo respeitadas. olho: Não nos resta muito a fazer se não tentar otimizar
o nosso dia, fazendo com que todas as nossas atividades diárias
caibam em curtas 24 horas
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